Akun Masih Aktif Setelah Karyawan Keluar

Karyawan pindah pada hari Jumat. Laptopnya dikumpulkan. Senin berikutnya, akun email dan aplikasinya masih bisa masuk, karena yang mencabut akses adalah orang yang sama dengan yang sedang mengerjakan tiket lain. Daftarnya ada di kepala seseorang, bukan di satu tempat.

Ini bukan cerita soal penyerang yang canggih. Ini soal pintu yang tidak dikunci setelah penghuninya pergi.

Yang dikerjakan

Kami susun daftar sistem yang benar-benar dipakai: email, aplikasi internal, VPN (jaringan pribadi untuk masuk dari luar kantor), basis data, dan panel perangkat jaringan. Banyak yang terlewat karena tidak ada di daftar resmi. Sistem itu hanya diingat oleh tim yang memasangnya.

Untuk setiap sistem, kami catat siapa yang berhak meminta pencabutan akses, dan berapa lama setelah hari terakhir karyawan itu harus selesai. Akun bersama — satu login yang dipakai banyak orang — dipisahkan. Akun semacam itu tidak bisa dicabut tanpa mematikan pekerjaan orang lain.

Kata sandi yang menempel di dokumen bersama diganti. Bukan karena dokumennya pasti tersebar, tetapi karena tidak ada cara mengetahui siapa saja yang pernah menyalinnya.

Yang berubah

HR dan IT memakai urutan yang sama: hari terakhir, daftar sistem, siapa yang menandai selesai. Akun yang tidak terpakai beberapa bulan ditinjau, bukan dibiarkan karena “nanti mungkin dibutuhkan”.

Yang bisa Anda cek minggu ini

Pilih satu karyawan yang keluar dalam enam bulan terakhir. Minta tim IT menunjukkan bahwa akun email dan aplikasinya sudah ditutup. Kalau tidak ada yang bisa memastikan dalam satu hari, daftar Anda belum cukup untuk diandalkan.

Skenario yang sering menyusul ada di sistem internal terbuka dari internet. Untuk merapikan akses di perusahaan Anda, jadwalkan diskusi.